1. Напоминание с кнопкой «Подтвердить запись»
В настройках онлайн-записи задайте, за сколько до визита клиент получит напоминание: например, за сутки или за 90 минут. В напоминании есть кнопка «Подтвердить запись» — клиент нажимает её, и в карточке записи появляется отметка «Клиент подтвердил визит».
Так за день видно, кто точно придёт, а кому стоит позвонить. Если клиент подтвердил по телефону или в мессенджере, отметьте это сами: «Отметить: клиент подтвердил».
2. Легко отменить — значит меньше неявок
Клиенту проще отменить запись, чем позвонить и извиниться. Когда запись отменяют или переносят, время сразу освобождается и снова видно по ссылке на запись — его может занять другой клиент.
Когда вы меняете статус записи, клиент получает уведомление, поэтому переносы и отмены с вашей стороны тоже не теряются.
3. Отмечайте, кто не пришёл
Если клиент не пришёл, нажмите «Не пришёл» в карточке записи. Время освободится, клиенту ничего не придёт, а запись останется в истории со своим значком — по ней видно, кто пропускает визиты.
Неявки попадают в аналитику: сколько клиентов не пришло и какой это процент. Если процент заметный, Gako прямо в аналитике подскажет включить напоминания.
4. Настройте окно записи
Минимальный запас до визита (например, 2 часа) защищает от записей «на сейчас», которые чаще срываются. А горизонт записи (например, месяц) не даёт занимать время слишком далеко вперёд, когда планы клиента ещё не определены.
Что ещё помогает
Напомните о визите в конце предыдущего: покажите QR-код на мастера, и клиент сразу запишется на следующий раз. Постоянного клиента администратор записывает снова одной кнопкой — без повторного ввода услуги и мастера.